Dokumentų legalizavimas ir tvirtinimas pažyma (Apostille)

Dokumentų legalizavimas ir tvirtinimas pažyma (Apostille)

Kas yra dokumentų legalizavimas ir tvirtinimas pažyma (Apostille)?

Dokumento legalizuojamas ar patvirtinimas pažyma (Apostille), kad vienoje valstybėje išduoti dokumentai galėtų būti priimti kitoje valstybėje, išskyrus atvejus, kai pagal Lietuvos Respublikos tarptautines sutartis ar Europos Sąjungos teisės aktus dokumentų legalizuoti ar tvirtinti pažyma (Apostille) nereikia.

Dokumentų legalizavimas - tai dokumente esančio parašo, pasirašiusio asmens pareigų ir antspaudo tikrumo patvirtinimas. Dokumentų legalizavimas atliekamas Lietuvos Respublikos užsienio reikalų ministerijoje ir diplomatinėse atstovybėse ar konsulinėse įstaigose.

Dokumentų tvirtinimas pažyma (Apostille) - pažyma Apostile (Apostille) yra tvirtinami prie 1961 m. Hagos konvencijos prisijungusių šalių valdžios institucijų išduodami ar notarų tvirtinami dokumentai, kad jie galiotų kitose prie Konvencijos prisijungusiose valstybėse. Apostile dažniausiai yra tvirtinami 2 rūšių dokumentai: civilinės būklės (gimimo, santuokos, mirties ir ištuokos liudijimai) ir notariniai (įgaliojimai, parašo tvirtinimai ir pan.).

JAV išduotų dokumentų tvirtinimas pažyma Apostille

Lietuvos Respublika ir Jungtinės Amerikos Valstijos yra prisijungusios prie 1961 m. Hagos konvencijos „Dėl užsienio valstybėse išduotų dokumentų legalizavimo panaikinimo“, todėl Jungtinėse Amerikos Valstijose išduotus dokumentus, prieš pateikiant Lietuvos Respublikoje, reikia tvirtinti Apostille, jeigu dokumentus priimančioji institucija nenumato kitaip:

• JAV valstijų išduoti dokumentai (pvz. gimimo ar santuokos liudijimai) yra tvirtinami dokumentą išdavusios valstijos „Secretary of State“. Kiekviena JAV valstija nustato savo tvarką dėl dokumentų tvirtinimo, dauguma JAV valstijų dokumentų tvirtinimą Apostille atlieka paštu. JAV valstijų sekretoriaus biurų adresus ir kitą informacija apie dokumentų tvirtinamą Apostille JAV rasite čia (žr. "III. Officers of the individual States and other subdivisions as indicated").
• JAV federalinės valdžios išduotus (pvz. natūralizacijos pažymėjimus) dokumentus tvirtina JAV Valstybės departamentas. Daugiau informacijos rasite čia.

Dalis JAV valstijų naudoja dviejų pakopų tvirtinimo procedūrą, kuomet prieš tvirtinant dokumentą Apostille, reikalaujama gauti regioninio pareigūno patvirtinimą (Niujorko valstijoje - „County Clerk's Office“).

Įgaliojimų, parašų, nuorašų ir kitų notarinių veiksmų, atliktų JAV notaro, galiojimas Lietuvoje  

Kad įgaliojimas galiotų Lietuvoje, Lietuvos Respublikos piliečiui reikia asmeniškai atvykti į Lietuvos konsulinę įstaigą arba pas notarą Lietuvoje ir patvirtinti dokumentą. Visais kitais atvejais, JAV notarų patvirtintą įgaliojimą reikia papildomai patvirtinti pažyma Apostille (piliečio parašą po įgaliojimu ar pareiškimu, tam tikro dokumento kopiją ar pan. patvirtintų vietinis notaras, kurio parašą Apostile patvirtintų atitinkamos valstijos sekretoriaus biuras). Kartu atkreipiame dėmesį, kad anglų kalba sudarytą ir pažyma Apostille patvirtintą įgaliojimą ar kitą notarinį dokumentą, kad jis gaiotų Lietuvoje, dar reikia išversti į lietuvių kalbą.

Lietuvoje išduotų dokumentų tvirtinimas pažyma Apostille

• Nuo 2016 m. sausio 18 d. dokumentų tvirtinimą pažyma (Apostille) Lietuvoje atlieka notarai.
• Asmenims, kurie gyvena užsienyje, ir kuriems reikia patvirtinti dokumentus pažyma (Apostille), šią paslaugą atlieka Lietuvos Respublikos užsienio reikalų ministerijos Konsulinis departamentas, kuriam dokumentus pareiškėjo prašymu perduoda Lietuvos Respublikos diplomatinės atstovybės ir konsulinės įstaigos.

Dėl Lietuvoje išduotų dokumentų (gimimo, santuokos, ištuokos ir t.t. liudijimų) tvirtinimo pažyma Apostille Užsienio reikalų ministerijoje tarpininkaujant Lietuvos ambasadai JAV, kreipiamasi asmeniškai (būtina iš anksto užsiregistruoti priėmimui) arba registruotu paštu. Atkreipiame dėmesį, kad artimieji ar įgalioti asmenys dėl Lietuvoje išduoto dokumento patvirtinimo apostile taip pat gali kreiptis į bet kurį notarą Lietuvoje.

Pateikiami dokumentai:

• dokumentas, kurį reikia patvirtinti Apostille (jo originalas arba notaro patvirtintas nuorašas);
• dokumentą teikiančio asmens galiojantis pasas ar kitas asmens tapatybę patvirtinantis dokumentas (jei prašymas teikiamas registruotu paštu – asmens dokumento kopija, patvirtinta notaro ir su Apostille, jeigu patvirtinta JAV notaro);
• laisvos formos prašymas dėl dokumento tvirtinimo Apostille, kuriame nurodyta valstybę, kurioje planuojama pateikti dokumentą, ir pareiškėjo kontaktiniai duomenys (el. pašto adresas ir telefono numeris);
• konsulinis mokestis, mokamas ambasadoje banko kortele. Jei dokumentai teikiami registruotu paštu - pridedamas čekis arba mokestis sumokamas pavedimu į ambasados sąskaitą, taip pat pateikiamas atgalinis apmokėtas registruotas vokas.

Jūsų pateikti dokumentai Lietuvoje išduotam dokumentui patvirtinti pažyma (Apostille) perduodami Lietuvos Respublikos užsienio reikalų ministerijos Konsuliniam departamentui. Užtrunka apie 2 mėnesius (jeigu kartu pateikiami dokumentai ir dėl kartotinio civilinės būklės liudijimo išdavimo – 3-4 mėnesius).

Dėmesio! Pažyma (Apostille) gali būti tvirtinami tik po 1990 m. kovo 11 d. išduoti civilinės būklės liudijimai. Jeigu Jūsų civilinės būklės liudijimas yra išduotas iki 1990 m. kovo 11 d., Jūs kartu turite kreiptis dėl kartotinio civilinės būklės liudijimo išdavimo.

Reikalavimai dokumentams, kurie gali būti legalizuojami ar tvirtinami pažyma (Apostille):

• Lietuvos Respublikoje išduoti dokumentai, kurie pateikiami legalizuoti ar tvirtinti pažyma (Apostille), turi būti pasirašyti kompetentingo pareigūno ir patvirtinti dokumentą išdavusios valstybės institucijos antspaudu su Lietuvos valstybės herbu.
• Lietuvos Respublikoje išduotų dokumentų nuorašai legalizuojami ar tvirtinami pažyma (Apostille) tik tada, kai jų tikrumas yra paliudytas notariškai.
• Lietuvos Respublikoje pažyma (Apostille) tvirtinami tik Lietuvos Respublikoje išduoti dokumentai. Pažyma (Apostille) netvirtinami diplomatų ir konsulinių pareigūnų išduoti dokumentai ir tiesiogiai su prekybos arba muitinės operacijomis susiję administraciniai dokumentai.